Sumber :
Penilaian
Kesesuaian – Persyaratan Umum
Lembaga
Sertifikasi Profesi
1.
Ruang Lingkup
Pedoman ini
merupakan persyaratan untuk LSP dengan persyaratan tertentu, termasuk
pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi profesi.
CATATAN Di
beberapa negara, lembaga yang memverifikasi kesesuaian kompetensi profesi
dengan
persyaratan yang
ditetapkan disebut “lembaga sertifikasi”, di negara lain disebut “lembaga
registrasi”,”lembaga asesmen dan registrasi” atau “lembaga
sertifikasi/registrasi/lembaga lisensi”, dan yang lainnya menyebut “registrar”.
Pedoman ini menggunakan istilah “lembaga sertifikasi”. Namun demikian, istilah
ini digunakan dalam arti luas.
2.
Acuan Normatif
Dokumen yang
diacu berikut diperlukan dalam penerapan pedoman ini. Apabila ada perubahan
(amademen), dokumen yang diacu menggunakan dokumen yang mutakhir. Kosakata umum
SNI 19-9000-2001, Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan Kosakata.
3.
Istilah dan Definisi
3.1 Banding
Permintaan dari
pemohon, kandidat atau profesi yang disertifikasi untuk mempertimbangkan
kembali keputusan yang merugikan yang dibuat oleh LSP terkait dengan status
sertifikasi yang diajukan oleh yang bersangkutan.
3.2 Peserta Uji
Kompetensi
Pemohon yang
memenuhi persyaratan yang ditetapkan untuk dapat ikut serta dalam proses
sertifikasi.
3.3 Proses
sertifikasi
Seluruh kegiatan
yang dilakukan oleh LSP untuk menetapkan bahwa seseorang memenuhi persyaratan kompetensi
yang ditetapkan, mencakup permohonan, evaluasi, keputusan sertifikasi,
survailen dan sertifikasi ulang.
3.4 Skema
sertifikasi
Persyaratan
sertifikasi spesifik yang berkaitan dengan kategori profesi yang ditetapkan
dengan menggunakan standar dan aturan khusus yang sama, serta prosedur yang
sama.
3.5 Sistem
sertifikasi
Kumpulan
prosedur dan sumber daya untuk melakukan proses sertifikasi sesuai dengan skema
sertifikasinya, untuk menerbitkan sertifikat kompetensi termasuk
pemeliharaannya.
3.6 Kompetensi
Kemampuan yang
dapat diperagakan untuk menerapkan pengetahuan dan/atau keterampilan sesuai
dengan atribut personal sebagaimana yang ditetapkan dalam skema sertifikasi.
3.7 Keluhan
Permintaan
penilaian kesesuaian selain banding, oleh suatu organisasi perorangan terhadap
LSP, untuk melakukan tindakan perbaikan yang berkaitan dengan kegiatan LSP atau
pelanggannya.
3.8 Evaluasi
Proses penilaian
profesi terhadap pemenuhan persyaratan yang ditetapkan dalam skema sertifikasi
untuk mengambil keputusan sertifikasi
3.9 Ujian
Mekanisme yang
merupakan bagian dari asesmen untuk mengukur kompetensi calon dan menggunakan
satu atau lebih metode misalnya metode tertulis, lisan, praktek dan pengamatan.
3.10 Asesor
kompetensi
Seseorang yang
mempunyai kualifikasi yang relevan dan kompeten untuk melaksanakan dan/atau
menilai ujian.
3.11 Kualifikasi
Peragaan dari
atribut personal, pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman kerja Profesi.
4.
Persyaratan untuk LSP
4.1 Lembaga
sertifikasi
4.1.1 Kebijakan,
prosedur, dan administrasi lembaga sertifikasi harus terkait dengan kriteria
sertifikasi, harus jujur dan wajar terhadap seluruh calon dan harus memenuhi
semua persyaratan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. LSP tidak
boleh menggunakan prosedur yang menghambat dan menghalangi akses oleh pemohon
dan calon, kecuali yang ditetapkan dalam pedoman ini.
4.1.2 LSP harus
menetapkan kebijakan dan prosedur untuk pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan
atau pencabutan sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup
sertifikasi yang diajukan.
4.1.3 LSP harus
membatasi persyaratan, evaluasi dan keputusan sertifikasinya, sesuai dengan
hal-hal spesifik yang berkaitan dengan ruang lingkup sertifikasi.
4.2 Struktur
organisasi
4.2.1 Struktur
LSP harus dibentuk sedemikian rupa sehingga memberikan kepercayaan kepada pihak
terkait atas kompetensi, ketidakberpihakan dan integritasnya. Secara khusus,
lembaga sertifikasi harus :
a.
independen dan tidak memihak dalam kaitannya
dengan pemohon, calon dan profesi yang disertifikasi, termasuk dengan pemiliki
dan pelanggannya dan harus mengambil langkah yang dapat menjamin operasi yang
layak;
b.
bertanggung jawab atas keputusannya berkaitan
dengan pemberian, pemeliharaan, perpanjangan, penundaan dan pencabutan
sertifikasi serta perluasan/pengurangan ruang lingkup yang diajukan.
c.
mengidentifikasi manajemen (kelompok atau
profesi) yang memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk:
1)
evaluasi, sertifikasi dan survailen sebagaimana
ditetapkan dalam pedoman ini, dalam persyaratan kompetensi dan dalam dokumen
relevan lain yang berlaku.
2)
perumusan kebijakan operasi LSP, yang berkaitan
dengan sertifikasi profesi.
3)
keputusan sertifikasi,
4)
penerapan kebijakan dan prosedurnya
5)
keuangan lembaga sertifikasi, dan
6)
pendelegasian kewenangan kepada beberapa komite
atau perorangan untuk melakukan kegiatan yang ditetapkan atas namanya.
7)
memiliki dokumen legalitas hukum atau bagian
dari legalitas hukum
4.2.2 LSP harus
memiliki struktur terdokumentasi yang menjaga ketidakberpihakan termasuk
ketentuan yang menjamin ketidakberpihakan pengoperasian LSP. Struktur ini harus
melibatkan partisipasi semua pihak penting yang terkait dalam pengembangan
kebijakan dan prinsip-prinsip tentang substansi dan fungsi sistem sertifikasi, tanpa
adanya pihak yang mendominasi.
4.2.3 LSP harus
membentuk komite skema atau nama lain, yang harus bertanggung jawab dalam pengembangan
dan pemeliharaan skema sertifikasi untuk setiap jenis sertifikasi yang
dipertimbangkan. Komite skema harus diwakili oleh pihak penting terkait secara
seimbang (tanpa ada pihak yang lebih mendominasi). Jika ada skema sertifikasi
yang dikembangkan oleh organisasi selain lembaga sertifikasi, maka pengembangan
skema tersebut harus mengikuti prinsip-prinsip yang sama.
4.2.4 LSP harus:
a)
memiliki sumber keuangan yang diperlukan untuk
operasi sistem sertifikasi dan untuk membiayai pertanggunggugatan (liability)
yang mungkin timbul.
b)
memiliki kebijakan dan prosedur yang membedakan
antara sertifikasi profesi dan kegiatan lainnya,
c)
menjamin bahwa kegiatan lembaga yang terkait
tidak mengkompromikan kerahasiaan objektivitas dan ketidakberpihakan dari
sertifikasinya.
4.2.5 LSP tidak
boleh menawarkan atau memberikan pelatihan atau membantu pihak lain dalam
penyiapan jasa tersebut.
4.2.6 LSP harus
menetapkan kebijakan dan prosedur (seperti pedoman pelaksanaan) untuk
penyelesaian banding dan keluhan yang diterima dari pemohon, calon, profesi
yang disertifikasi dan atasan/institusi tempat profesi yang disertifikasi
bekerja serta dari pihak lain mengenai proses kriteria sertifikasi, termasuk
kebijakan dan prosedur untuk kinerja profesi yang disertifikasi. Kebijakan dan
prosedur tersebut harus menjamin bahwa banding dan keluhan diselesaikan secara
independen, tegas dan tidak berpihak.
4.2.7 LSP harus memperkerjakan
personil permanen atau personil kontrak dalam jumlah yang memadai dengan
pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis dan pengalaman yang diperlukan untuk
melaksanakan fungsi sertifikasi sesuai dengan jenis, rentang dan volume
pekerjaan yang dilakukan di bawah tanggung jawab manajemen.
4.3 Pengembangan
dan pemeliharaan skema sertifikasi
4.3.1 LSP harus
menetapkan metode dan mekanisme untuk digunakan dalam mengevaluasi kompetensi
calon dan harus menetapkan kebijakan dan prosedur yang sesuai untuk pengembangan
awal dan pemeliharaan berkelanjutan dari metode dan mekanisme tersebut.
CATATAN lampiran
A memberikan panduan untuk pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi.
4.3.2 LSP harus
menetapkan suatu proses pengembangan dan pemeliharaan skema sertifikasi yang
mencakup kaji
ulang dan validasi skema yang dilakukan oleh komite skema.
4.3.3 LSP harus
segera memberikan informasi mengenai setiap perubahan di dalam persyaratan
kepada wakil-wakil komite. LSP harus mempertimbangkan pendapat yang disampaikan
oleh komite skema sebelum memutuskan bentuk perubahan yang tepat dan tanggal
efektif berlakunya perubahan. Setelah pengambilan keputusan dan publikasi
mengenai perubahan persyaratan, LSP harus memberikan informasi kepada pihak-pihak
yang terkait dan profesi yang disertifikasi. LSP harus memverifikasi bahwa
setiap profesi yang disertifikasi memenuhi persyaratan yang diubah dalam
periode waktu, yang penetapannya harus mempertimbangkan pendapat komite skema.
4.3.4 Kriteria
kompetensi profesi yang dievaluasi harus ditetapkan oleh LSP sesuai dengan
pedoman ini dan dokumen relevan lainnya. Jika diperlukan penjelasan untuk
penerapan dokumen tersebut terhadap skema sertifikasi yang spesifik, maka
penjelasan tersebut harus dirumuskan oleh para ahli, disahkan oleh komite skema
dan dipublikasikan oleh lembaga sertifikasi.
4.3.5
Sertifikasi tidak boleh dibatasi atas dasar keuangan atau kondisi lain yang
tidak semestinya, seperti keanggotaan dalam asosiasi atau kelompok. Sertifikat
kelulusan suatu lembaga pelatihan yang diakui dapat menjadi persyaratan skema
sertifikasi. Pengakuan atau persetujuan tersebut oleh LSP, tidak boleh
dilakukan dengan mengkompromikan ketidakberpihakan atau mengurangi bobot
persyaratan evaluasi dan sertifikasi.
4.3.6 LSP harus
mengevaluasi metode ujian calon. Penyelenggaraan ujian harus jujur, absah dan
dapat dipertanggungjawabkan. Minimum 1 tahun sekali, metodologi dan prosedur yang
tepat (seperti pengumpulan dan pemeliharaan data statistik) harus ditetapkan
untuk menegaskan kembali kejujuran, keabsahan, kepercayaan dan kinerja umum
setiap ujian dan semua perbaikan perbedaan yang teridentifikasi.
4.4 Sistem
manajemen
4.4.1 LSP harus
menggunakan sistem manajemen yang didokumentasikan dan mencakup semua
persyaratan pedoman ini serta menjamin efektifitas penerapan persyaratan
tersebut.
4.4.2 LSP harus
menjamin bahwa:
a)
sistem manajemen ditetapkan dan dipelihara
sesuai dengan pedoman ini, dan
b)
sistem manajemennya dimengerti dan diterapkan
pada semua tingkat organisasi.
4.4.3 LSP harus
mempunyai sistem pengendalian dokumen dan audit internal serta kaji ulang
manajemen yang sudah diterapkan termasuk ketentuan untuk perbaikan
berkelanjutan, tindakan koreksi dan pencegahan.
4.5 Subkontrak
4.5.1 Jika LSP
memutuskan untuk mensubkontrakkan pekerjaan yang berkaitan dengan asesmen
kepada asesor subkontrak, maka perjanjian terdokumentasi yang mencakup
pengaturan, termasuk kerahasiaan dan pencegahan konflik kepentingan harus
dituliskan. Keputusan sertifikat tidak boleh disubkontrakkan.
4.5.2 LSP harus:
a)
bertanggung jawab penuh terhadap pekerjaan yang
disubkontrakkan dan tetap bertanggung jawab atas pemberian, pemeliharaan,
perpanjangan, perluasan dan pengurangan ruang lingkup, penundaan atau pencabutan
sertifikasi.
b)
menjamin bahwa subkontraktor tersebut kompeten
dan memenuhi ketentuan yang berlaku dalam pedoman ini, dan tidak terlibat baik
secara langsung atau melalui atasannya dengan pelatihan atau pemeliharaan
sertifikasi personel sedemikian rupa sehingga kerahasiaan dan kenetralan dapat dikompromikan.
c)
memelihara daftar subkontraknya dan menilai
serta memantau kinerjanya sesuai prosedur yang didokumentasikan.
4.6.1 LSP harus
memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisi dan peraturan
perundang-undangan, termasuk cara-cara untuk mengkonfirmasikan status profesi
yang disertifikasi. Rekaman harus membuktikan bahwa proses sertifikasi telah
dipenuhi secara efektif, khususnya yang berkaitan dengan formulir permohonan, laporan
evaluasi, kegiatan survailen, dan dokumen lain yang terkait dengan pemberian,
pemeliharaan, perpanjangan, perluasan, pengurangan, penundaan dan pencabutan
sertifikasi.
4.6.2 Rekaman
harus diidentifikasi, diatur dan dimusnahkan dengan cara yang sesuai untuk
menjamin integritas proses dan kerahasiaan informasi tersebut. Rekaman harus
disimpan selama periode waktu tertentu untuk memberikan jaminan kepercayaan
berkelanjutan, minimal satu siklus sertifikasi penuh, atau sebagaimana yang
dipersyaratkan dalam perjanjian pengakuan, kontrak, hukum dan kewajiban
lainnya.
4.7 Kerahasiaan
LSP harus
menjaga kerahasiaan semua informasi yang diperoleh selama proses kegiatannya,
melalui komitmen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Komitmen tersebut
harus dilaksanakan oleh semua individu/personil yang bekerja di lembaga
sertifikasi, termasuk anggota komite dan lembaga atau individu dari luar yang
bekerja atas namanya. Informasi tersebut tidak boleh diberikan kepada pihak
yang tidak berwenang tanpa persetujuan tertulis dari organisasi atau individu
dari mana informasi diperoleh, kecuali bila perundang-undangan mensyaratkan
informasi tersebut harus diungkapkan. Bila lembaga sertifikasi disyaratkan oleh
peraturan perundang-undangan untuk mengumumkan informasi tersebut, organisasi
atau individu yang bersangkutan harus diberitahu sebelumnya tentang informasi
yang diberikan.
4.8 Keamanan
Seluruh
soal-soal ujian dan bahan-bahan yang terkait harus dipelihara dalam suatu
lingkungan yang aman oleh LSP, atau subkontraktornya untuk melindungi
kerahasiaan bahan-bahan tersebut selama masa pakainya. Persyaratan untuk
personil permanen atau yang dikontrak oleh lembaga sertifikasi
5.1.1 LSP harus
menetapkan persyaratan kompetensi bagi personil permanen atau yang dikontrak
yang terlibat dalam proses sertifikasi.
5.1.2 LSP
mewajibkan personil permanen atau yang dikontrak untuk menandatangai dokumen
yang menyatakan komitmennya untuk memenuhi peraturan yang ditetapkan oleh lembaga
sertifikasi, termasuk hal-hal yang berkaitan dengan kerahasiaan dan kebebasan
dari pengaruh komersial dan pengaruh lainnya dari setiap hubungan sebelum
dan/atau saat ini dengan profesi yang diuji yang dapat mengkompromikan kenetralannya.
5.1.3 Uraian
tugas dan tanggung jawab yang terdokumentasi dengan jelas harus tersedia bagi
setiap Profesi permanen atau yang dikontrak. Mereka harus dilatih sesuai dengan
bidang tugasnya, sehingga yang bersangkutan menyadari pentingnya sertifikasi
yang ditawarkan. Semua personil yang terlibat dalam setiap aspek kegiatan
sertifikasi harus memiliki kualifikasi pendidikan, pengalaman dan keahlian
teknis yang sesuai dengan kriteria kompetensi untuk tugas yang ditetapkan.
5.1.4 LSP harus
membuat dan memelihara dokumentasi mutakhir mengenai kualifikasi setiap
personil. Informasi tersebut harus mudah diakses oleh personil permanen atau
yang dikontrak dan harus mencakup:
a)
nama dan alamat;
b)
organisasi dan jabatannya;
c)
pendidikan, jenis dan status personil;
d)
pengalaman dan pelatihan yang relevan dengan
bidang tugasnya;
e)
tanggung jawab dan kewajibannya dalam lembaga
sertifikasi;
f)
penilaian kinerja;
g)
tanggal pemuktakhiran rekaman
h)
tanggal pemutakhiran rekaman
5.2 Persyaratan
Asesor Kompetensi
5.2.1 Asesor
kompetensi harus memenuhi persyaratan LSP berdasarkan persyaratan kompetensi
yang berlaku dan dokumen relevan lainnya. Dalam proses pemilihan asesor yang
ditugaskan untuk suatu ujian atau bagian dari suatu ujian harus dijamin bahwa
asesor kompetensi tersebut minimal:
a)
mengerti skema sertifikasi yang relevan;
b)
memiliki pengetahuan yang cukup mengenai metode
ujian dan dokumen ujian yang relevan;
c)
memiliki kompetensi yang sesuai dengan bidang
yang akan diuji;
d)
mampu berkomunikasi dengan efektif baik secara
lisan maupun tulisan dalam bahasa yang digunakan dalam ujian, dan
e)
bebas dari kepentingan apapun sehingga dapat
melakukan penilaian (asesmen) dengan tidak memihak dan tidak diskriminatif.
5.2.2 Jika
seseorang asesor kompetensi mempunyai potensi konflik kepentingan dalam ujian
dengan calon, LSP harus mengambil langkah-langkah untuk menjamin bahwa kerahasiaan
dan kenetralan ujian tidak dikompromikan (lihat 4.2.5). Langkah-langkah
tersebut harus direkam.
6. Proses
sertifikasi
6.1 Permohonan
6.1.1
Berdasarkan permintaan pemohon, LSP harus memberikan uraian rinci yang mutakhir
mengenai proses sertifikasi untuk setiap skema sertifikasi yang sesuai
(termasuk biaya). Di samping itu LSP memberikan dokumen yang memuat persyaratan
sertifikasi, hak pemohon, serta kewajiban profesi yang disertifikasi termasuk
kode etik profesi (lihat 6.6.2).
6.1.2 LSP harus
mensyaratkan kelengkapan permohonan, yang ditandatangi oleh pemohon yang
meminta sertifikasi dan mencakup:
a)
lingkup sertifikasi yang diajukan;
b)
pernyataan bahwa profesi yang bersangkutan
setuju memenuhi persyaratan sertifikasi dan memberikan setiap informasi yang
diperlukan untuk evaluasi;
c)
rincian kualifikasi yang relevan didukung dengan
bukti dan rekomendasi;
d)
informasi umum pemohon, seperti nama, alamat dan
informasi lain yang disyaratkan untuk identifikasi Profesi.
6.2.1 LSP harus
mengkaji ulang permohonan sertifikasi untuk menjamin bahwa:
LSP mempunyai
kemampuan untuk memberikan sertifikasi sesuai ruang lingkup yang diajukan;
LSP menyadari
kemungkinan adanya kekhususan kondisi pemohon dan dengan alasan yang tepat
dapat mengakomodasikan keperluan khusus pemohon seperti bahasa dan/atau
ketidakmampuan (disabilities) lainnya;
pemohon
mempunyai pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang disyaratkan dalam skema.
6.2.2 LSP harus
menguji kompetensi profesi berdasarkan persyaratan skema melalui satu atau
lebih metode seperti tertulis, lisan, praktek, pengamatan atau cara lain.
6.2.3 Ujian
harus direncanakan dan disusun sedemikian rupa sehingga dapat menjamin bahwa
semua persyaratan skema diverifikasi secara objektif dan sistematis dengan
bukti terdokumentasi sehingga memadai untuk menegaskan kompetensi calon.
6.2.4 LSP harus
membuat prosedur pelaporan yang menjamin kinerja dan hasil evaluasi termasuk
kinerja dan hasil ujian, yang didokumentasikan secara tepat dan dimengerti.
6.3 Keputusan
sertifikasi
6.3.1 Keputusan
sertifikasi yang ditetapkan untuk seorang calon oleh LSP harus berdasarkan
informasi yang dikumpulkan selama proses sertifikasi. Personel yang membuat
keputusan sertifikasi tidak boleh berperan serta dalam pelaksanaan ujian atau
pelatihan calon.
6.3.2 LSP harus
memberikan sertifikasi kepada semua Profesi yang disertifikasi. LSP harus
memelihara kepemilikan sertifikat. Sertifikat tersebut dapat dalam bentuk
surat, kartu atau media lainnya, yang ditandatangi atau disahkan oleh Personel
LSP yang bertanggung jawab.
6.3.3 Sertifikat
tersebut minimal harus memuat informasi berikut:
a)
nama Personel yang disertifikasi dan nomor
sertifikat;
b)
nama lembaga sertifikasi;
c)
acuan persyaratan kompetensi atau dokumen
relevan lain, termasuk hal-hal yang menjadi dasar dalam sertifikasi;
d)
ruang lingkup sertifikasi termasuk batasannya;
e)
tanggal efektif sertifikasi dan masa berlaku;
6.4.1 LSP harus
menetapkan proses survailen untuk memantau pemenuhan profesi yang disertifikasi
dengan persyaratan skema sertifikasi yang relevan.
6.4.2 LSP harus
memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikasi sesuai dengan skema
sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan survailen
harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup menjamin adanya
evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi Personel yang
disertifikasi.
6.5 Sertifikasi
ulang
6.5.1 LSP harus
menetapkan persyaratan sertifikasi ulang sesuai dengan persyaratan kompetensi
dan dokumen relevan lain untuk menjamin bahwa profesi yang disertifikasi selalu
memenuhi sertifikasi yang mutakhir.
6.5.2 LSP harus
memiliki prosedur dan aturan untuk pemeliharaan sertifikat sesuai dengan skema
sertifikasi. Aturan tersebut termasuk frekuensi dan cakupan kegiatan
sertifikasi ulang harus disahkan oleh komite skema. Aturan tersebut harus cukup
menjamin adanya evaluasi yang jujur untuk mengkonfirmasikan kompetensi profesi
yang disertifikasi.
6.6 Penggunaan
sertifikat
6.6.1 LSP harus
mensyaratkan bahwa profesi yang disertifikasi menandatangani persetujuan untuk:
a)
memenuhi ketentuan skema sertifikasi yang
relevan;
b)
menyatakan bahwa sertifikasinya hanya berlaku
untuk ruang lingkup sertifikasi yang diberikan;
c)
tidak menyalahgunakan sertifikasi yang dapat
merugikan LSP dan tidak memberikan persyaratan yang berkaitan dengan
sertifikasi yang menurut LSP dianggap dapat menyesatkan atau tidak sah;
d)
menghentikan penggunaan semua pernyataan yang
berhubungan dengan sertifikasi yang memuat acuan LSP setelah dibekukan atau
dicabut sertifikasinya serta mengembalikan sertifikat kepada LSP yang
menerbitkannya, dan
e)
tidak menyalahgunakan sertifikat.
6.6.2 Acuan
sertifikasi yang tidak sesuai atau penyalahgunaan sertifikat dalam publikasi,
katalog, dll, harus ditangani oleh LSP dengan tindakan perbaikan seperti
penundaan atau pencabutan sertifikasi, pengumuman pelanggaran dan, jika perlu
tindakan hukum lainnya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar